La gestione del magazzino fa parte delle attività chiave di molte aziende, indipendentemente dalla loro dimensione. Dal negozio, reale o virtuale, all’industria, qualsiasi azienda che abbia un magazzino oggi può necessitare di un software che permetta una gestione rapida ed efficace.
Valutare il software adatto alle proprie esigenze per organizzare il magazzino è, dunque, un’operazione importante, che richiede attenzione.
Perché organizzare il magazzino con un software gestionale
La gestione del magazzino è una attività delicata che rappresenta una parte fondamentale all’interno della supply chain management. Avere un magazzino sempre aggiornato e ben organizzato consente di conoscere in ogni momento la situazione delle scorte e di monitorare le uscite e le entrate delle merci.
L’utilizzo di un software per organizzare la logistica permette puntare sull’automazione, riducendo le spese per il personale e ottimizzando l’attività umana laddove sia indispensabile. I gestionali magazzino open source rappresentano, in questo senso, un’ottima soluzione, non solo per quanto riguarda il risparmio economico, ma anche per l’ampia possibilità di aggiornamenti.
Quali sono le funzioni di un gestionale magazzino
Prima ancora di esaminare quali sono i criteri in base ai quali scegliere un software gestionale, è indispensabile capire quali sono le sue funzioni.
- Registrazione delle scorte e gestione inventario: conoscere l’esatta entità delle giacenze è senza dubbio uno degli elementi più interessanti del gestionale magazzino, in quanto riduce il rischio di errori nell’acquisizione della merce e nelle vendite. Riduce anche i tempi durante le evasioni degli ordini.
- Organizzazione dei prodotti: non si tratta solo di conoscere l’entità delle scorte, ma di averla ben organizzata e definita. Inoltre, l’inserimento dei prodotti deve essere rapida e intuitiva.
- Gestione degli ordini: durante un ordine, sia in entrata sia in uscita, ci sono diversi step che prevedono la registrazione dell’ordine, l’eventuale confezionamento, la creazione dei documenti come le bolle di consegna e le fatture. Un buon gestionale ha una perfetta organizzazione e registrazione di tutti i passaggi.
- Stampa di etichette: alcuni gestionali permettono di stampare le etichette per una gestione più rapida e automatizzata dei processi.
- Lettura dei codici a barre: sempre nell’ottica della rapidità e funzionalità del sistema di automazione, la possibilità della lettura del codice a barre è fondamentale per migliorare l’efficienza del magazzino.
- Report e statistiche: un’altra importante funzione del gestionale è la possibilità di estrarre dati sotto forma di report o di statistiche sia per il controllo della gestione, sia per la programmazione futura.
Scegliere il gestionale magazzino: ecco come
La scelta del software per il magazzino dovrebbe sempre basarsi sulle esigenze specifiche dell’azienda. Il rischio, infatti, è di scegliere un software che abbia funzioni non in linea con la propria attività.
Gli elementi da valutare sono:
- Funzionalità: le funzioni che deve avere il gestionale per il proprio magazzino devono corrispondere alle proprie esigenze professionali. Talvolta, anche avere troppe funzioni, se non servono, può essere controproducente, in quanto può comportare difficoltà nell’utilizzo;
- Compatibilità con le piattaforme windows, mac, linux: la compatibilità con altre piattaforme è indispensabile per aver la migliore funzionalità;
- Possibilità di integrazione con altri software o con il proprio e-commerce: poter far lavorare il gestionale in correlazione con altri software interni permette anche in questo caso la massima efficienza e un sensibile risparmio di tempo;
- Possibilità di personalizzazione: più un software è flessibile, maggiore è la possibilità di adattarlo alle proprie esigenze e di coprire tutte le funzioni necessarie;
- Possibilità di integrazione con database;
- Gestione di multiutenze: non solo è importante la possibilità di avere più utenti sul gestionale, ma anche di avere una gestione ampia e personalizzabile, in relazione alle specifiche esigenze;
- Disponibilità di aggiornamenti: i gestionali open source sono molto interessanti sotto questo profilo, in quanto proprio nell’ottica di un miglioramento comune del software propongono aggiornamenti frequenti;
- Prezzo: sebbene non sia l’unico elemento di cui tenere conto, certamente il costo deve essere adeguato alle proprie necessità. Anche sotto questo profilo i gestionali open source permettono un notevole risparmio a fronte di performance assolutamente competitive.
- Possibilità di assistenza e formazione.
